Veri Sorumlusuna Başvuru Formu Aydınlatma Metni / Data Controller Application Form Notice

Türkçe

İşbu Aydınlatma Metni, veri sorumlusu sıfatıyla hareket eden Erguvan Turizm Ticaret ve Seyahat A.Ş. tarafından, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ çerçevesinde, kişisel verilerinizin işlenme amaçları, hukuki nedenleri, toplanma yöntemi, kimlere aktarılabileceği ve KVKK kapsamındaki haklarınız konularına ilişkin olarak sizleri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır. Aşağıda yer alan “Veri Sorumlusuna Başvuru Formu” vasıtasıyla paylaşmış olduğunuz kimlik, iletişim ve diğer ( şirketle olan ilişkiniz ve şirketten talebiniz ) kişisel verileriniz, başvuru yaptığınız konu hakkında gerekli değerlendirmenin ve çalışmanın yapılabilmesi, ilgili iş süreçlerinin yürütülebilmesi ve konu hakkında sizinle iletişim kurulabilmesi amaçlarıyla işlenmektedir. Ayrıca işbu form ile paylaştığınız bilgiler üzerinde mutlak bir kontrolümüz bulunmamaktadır. Bilmemizi istemediğiniz kişisel verilerinizi ve özel nitelikli kişisel verilerinizi şirketimizle paylaşmamanızı tavsiye ederiz. Söz konusu kişisel veriler, KVKK’nın 5. maddesinde yer alan “veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu olması ve bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması” hukuki sebeplerine dayanılarak, formda bizlere ileteceğiniz özel nitelikli kişisel veriniz ise KVKK’nın 6. Maddesinde yer alan “bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması” hukuki sebebine dayanılarak otomatik olan veya otomatik olmayan yollarla işlenmektedir ve sadece hukuki uyuşmazlıklarda ilgili yargı mercileriyle paylaşılacaktır. Kanunun ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11. Maddesi kapsamındaki taleplerinizi, “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe” göre, aşağıda yer alan form vasıtası ile formda yer alan iletişim kanallarımıza yapabilirsiniz.

ERGUVAN TURİZM VERİ SORUMLUSUNA BAŞVURU FORMU

• Genel Açıklamalar

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (“KVKK”) ilgili kişi olarak tanımlanan kişisel veri sahiplerine (“Başvuru Sahibi”) KVKK’nın 11. maddesi uyarınca kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin taleplerde bulunma hakkı tanınmıştır.

Başvuru formu, Erguvan Turizm Ticaret ve Seyahat A.Ş. (“Erguvan Turizm”) ile olan ilişkinizi tespit ederek, varsa, Erguvan Turizm tarafından işlenen kişisel verilerinizin eksiksiz olarak belirlenerek, ilgili başvurunuza doğru ve kanuni süresinde cevap verilebilmesi için hazırlanmıştır. Kişisel verilerinizin güvenliğinin sağlanması ve hukuka aykırı veri aktarımının önlenmesi amacıyla, kimlik ve yetki tespiti için Erguvan Turizm tarafından ek bilgiler istenebilir. Başvuru Sahibi

1

tarafından belirtilen bilgilerin doğru ve/veya güncel olmaması ya da taleplerin yetkisiz olması halinde, bu hususa ilişkin sorumluluk Başvuru Sahibi’nindir.

Veri Sorumlusuna Başvuru Usul Ve Esasları Hakkında Tebliğ’in 7. maddesi uyarınca Başvuru Sahibi’nin başvurusuna yazılı olarak cevap verilecekse, on sayfaya kadar ücret alınmaz. On sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınabilir. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde kayıt ortamının maliyeti kadar ücret talep edilebilir.

• KVKK’nın 11. Maddesi Çerçevesinde Başvuru Hakkının Kapsamı

Başvuru Sahibi Erguvan Turizm’e başvurarak aşağıda yer alan konularda talepte bulunabilir: 1) Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, 2) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, 3) Kişisel verilerinin işlenme amacı ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, 4) Kişisel verilerinin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme, 5) Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, 6) KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, 7) İşlenen verilerinin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, 8) Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

• Başvuru Yöntemi

KVKK’nın 13. maddesinin birinci fıkrası uyarınca; bu haklara ilişkin olarak yapılacak başvuruların yazılı ve imzalı olarak veya Kişisel Verilerin Korunması Kurulu (“Kurul”) tarafından belirlenen diğer yöntemlerle tarafımıza iletilmesi gerekmektedir.

Bu çerçevede yazılı olarak yapılacak başvurular, işbu formun çıktısı alınarak; • Başvuru Sahibinin şahsen elden başvurusu ile, • Noter vasıtasıyla, • Kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ile veya • Başvuru Sahibinin tarafımıza daha önce bildirdiği ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinden göndereceği e-posta ile tarafımıza iletilebilecektir.

Aşağıda, yazılı başvuruların ne şekilde tarafımıza ulaştırılacağına ilişkin yazılı başvuru kanalları özelinde bilgiler verilmektedir.

2

Başvuru Gönderiminde Başvurunun Yapılacağı Başvuru Yöntemi Belirtilecek Bilgi Adres Zarfın üzerine “Kişisel Şahsen Başvuru (Başvuru sahibinin Merkez Mah. Abide-i Hürriyet Verilerin Korunması Kanunu bizzat gelerek kimliğini tevsik edici Cad. No: 211 C Blok Kat: 5 Kapsamında Bilgi Talebi” belge ile başvurması) 34381 Şişli İstanbul yazılacaktır. Tebligat zarfına “Kişisel Merkez Mah. Abide-i Hürriyet Verilerin Korunması Kanunu Noter vasıtasıyla tebligat Cad. No: 211 C Blok Kat: 5 Kapsamında Bilgi Talebi” yazılacaktır. 34381 Şişli İstanbul

E-Posta’nın konu kısmına “Güvenli elektronik imza” ile “Kişisel Verilerin Korunması erguvanturizmticaret@hs01.kep.tr imzalanarak Kayıtlı Elektronik Posta Kanunu Bilgi Talebi” (KEP) Yoluyla yazılacaktır. Mobil İmza ya da E-posta İle Başvuru (İlgili kişi tarafından veri sorumlusuna E-Posta’nın konu kısmına daha önce bildirilen ve veri “Kişisel Verilerin Korunması info@erguvantour.com.tr sorumlusunun sisteminde kayıtlı Kanunu Bilgi Talebi” bulunan elektronik posta adresini yazılacaktır. kullanmak suretiyle)

Erguvan Turizm, Başvuru Sahibi tarafından e-posta yolu ile yapılacak başvurularda Başvuru Sahibinin kimliğini doğrulamak için ek bilgiler talep edebilecek, gerekli önlemleri alabilecektir.

Tarafımıza iletilmiş olan başvurularınız KVKK’nın 13. maddesinin ikinci fıkrası gereğince, talebin niteliğine göre talebinizin tebliği veya ulaştığı tarihten itibaren otuz gün içinde yazılı veya elektronik ortamda cevap verilecektir.

• Kimlik ve İletişim Bilgileriniz

A. Başvuru Sahibi İletişim Bilgileri

Ad Soyad T.C Kimlik No / Pasaport No (yabancı ise) Telefon E-Posta

İkamet veya İşyeri Adresi

3

B. Lütfen Erguvan Turizm ile olan ilişkinizi belirtiniz. (Ziyaretçi, Ürün veya Hizmet Alan Kişi, İş ortağı çalışan, çalışan adayı, eski çalışan, üçüncü taraf firma çalışanı, hissedar gibi)

􀀀 Ziyaretçi 􀀀 Denek 􀀀 Ürün veya Hizmet Alan Kişi 􀀀 Hissedar/Ortak 􀀀 Potansiyel Ürün veya Hizmet Alıcısı 􀀀 Çalışan 􀀀 Tedarikçi Çalışanı 􀀀 Çalışan Adayı 􀀀 Tedarikçi Yetkilisi 􀀀 Stajyer 􀀀 Habere Konu Kişi 􀀀 Veli / Vasi / Temsilci 􀀀 Sınav Adayı 􀀀 Diğer …………………………………………… Şirketimiz içerisinde iletişimde olduğunuz;

Birim:………………….……………………………………………………………………….

Konu:……………………………………..…………………………………….……………... …………………………………………………………………………………………………

• Talep Konusu

Lütfen KVKK kapsamındaki talebinizi aşağıda detaylı olarak belirtiniz.

Başvuru Sahibi Ad / Soyad: İmza (yazılı başvuru ise)

4

English

INFORMATION NOTICE

This Information Notice has been prepared by Erguvan Tourism Trade and Travel Inc., acting as the data controller, in order to inform you, within the scope of Article 10 of the Law No. 6698 on the Protection of Personal Data (“KVKK”) and the Communiqué on the Principles and Procedures to be Followed in Fulfilling the Obligation to Inform, about the purposes of processing your personal data, the legal grounds, the method of collection, the parties to whom it may be transferred, and your rights under the KVKK.

Your identity, contact and other personal data (your relationship with the company and your request from the company) that you share through the “Data Controller Application Form” below are processed for the purposes of carrying out the necessary evaluation and work regarding your application, conducting the relevant business processes and communicating with you regarding the matter. In addition, we recommend that you do not share personal data that we do not need to know and your special categories of personal data with our company through this form.

The aforementioned personal data are processed, based on the legal grounds set forth in Article 5 of the KVKK, namely that data processing is mandatory for the data controller to fulfill its legal obligations and that data processing is mandatory for the establishment, exercise or protection of a right. The special categories of personal data you provide through this form are processed pursuant to Article 6 of the KVKK on the basis that processing is mandatory for the establishment, exercise or protection of a right, by automatic or non-automatic means, and will only be shared with judicial authorities in case of legal disputes.

You may submit your requests within the scope of Article 11 of the Law regulating the rights of the data subject through the form below and via our communication channels in accordance with the Communiqué on the Procedures and Principles of Application to the Data Controller.

ERGUVAN TOURISM

DATA CONTROLLER APPLICATION FORM

• General Explanations

Pursuant to Article 11 of the Law No. 6698 on the Protection of Personal Data (“KVKK”), persons whose personal data are processed (“Applicant”) have the right to make requests regarding the processing of their personal data.

This application form has been prepared in order to determine your relationship with Erguvan Tourism Trade and Travel Inc. (“Erguvan Tourism”), to identify your personal data processed by Erguvan Tourism completely, and to respond to your application accurately and within the legal period. For the purpose of ensuring the security of your personal data and preventing unlawful data transfers, Erguvan Tourism may request additional information for identity and authorization verification. If the information provided by the Applicant is inaccurate and/or not up to date, or if the requests are unauthorized, responsibility for such matters belongs to the Applicant.

Pursuant to Article 7 of the Communiqué on the Procedures and Principles of Application to the Data Controller, no fee will be charged for written responses up to ten pages. A processing fee of 1 Turkish Lira may be charged for each page exceeding ten pages. If the response is provided on a recording medium such as CD or flash drive, a fee not exceeding the cost of the recording medium may be requested.

• Scope of the Right of Application under Article 11 of the KVKK

Applicants can apply to Erguvan Tourism and make requests regarding the following issues:

1) To learn whether personal data are processed or not,

2) To request information if personal data have been processed,

3) To learn the purpose of processing personal data and whether they are used in accordance with that purpose,

4) To learn the third parties to whom personal data are transferred domestically or abroad,

5) To request correction of personal data if they are incomplete or incorrectly processed and to request notification of such correction to third parties to whom the data have been transferred,

6) To request deletion, destruction or anonymization of personal data where the reasons requiring processing no longer exist, although they have been processed in accordance with the KVKK and other relevant legislation, and to request notification of such action to third parties to whom the data have been transferred,

7) To object to a result against the person arising from analysis of processed data exclusively through automated systems,

8) To request compensation for damages in the event of suffering damage due to unlawful processing of personal data.

• Application Method

In accordance with the first paragraph of Article 13 of the Law on the Protection of Personal Data (KVKK); applications regarding these rights must be submitted to us in writing and signed, or through other methods determined by the Personal Data Protection Board ("Board").

In this context, written applications should be made by printing out this form;

• Personal application of the Applicant,
• Through a notary public,
• Via a registered electronic mail (KEP) address, secure electronic signature or mobile signature,
• By e-mail sent from the electronic mail address previously notified to us by the Applicant and registered in our systems.

Erguvan Tourism may request additional information to verify the applicant's identity and take necessary measures in applications submitted via email.

In accordance with the second paragraph of Article 13 of the Personal Data Protection Law (KVKK), your applications will be answered in writing or electronically within thirty days from the date of notification or receipt of your request, depending on the nature of the request.

• Identity and Contact Information

A. Applicant Contact Information

B. Please Specify Your Relationship with Erguvan Tourism

(Visitor, Product or Service Recipient, Business Partner Employee, Job Applicant, Former Employee, Third-Party Company Employee, Shareholder, etc.)

Within our Company, the Department with Which You Have Been in Contact:

Department: ______________________________________________

Subject: _________________________________________________

__________________________________________________________

• Subject of Request

Please specify your request under the Personal Data Protection Law (KVKK) in detail below.

Applicant

Name / Surname:

Signature (if submitted in writing):